Avant l’accompagnement par Aboneo, la gestion des dossiers collaborateur au sein de l’institution genevoise se faisait à l’aide de dossiers papier, générant de l’incomplétude et la non-exhaustivité, ainsi que la nécessité de mettre à jour régulièrement les informations RH. De plus, la mise en place de processus de gestion efficaces était complexe et nécessitait une attention particulière.
- Le projet visait à remplacer les dossiers papier par une solution de gestion électronique de documents (GED) accessible en tout temps
- Les responsables RH et les assistants devaient pouvoir gérer les dossiers collaborateur de manière centralisée et en temps réel
- Le projet devait comprendre le tri, la numérisation et l’archivage électronique des documents existants, ainsi que la création de nouveaux documents numériques
- Des mesures de formation et d’accompagnement ont dû être mises en place pour aider les employés et les responsables RH à utiliser la solution de manière efficace et intuitive
- Réaliser une étude de faisabilité : définir les objectifs du projet, évaluer les ressources et les moyens nécessaires, estimer le coût et le délai de réalisation du projet. Cette étape a permis de définir la forme du dossier RH à terme, en précisant sa définition institutionnelle
- Reprendre les données actuelles du dossier collaborateur : avant de mettre en place la solution de GED, récupérer et de numériser les données existantes. Cette étape a consisté à numériser les documents papier, par la mise en place d’une ligne de production comprenant le transport des dossiers, le tri des documents, le contrôle en conformité avec la définition institutionnelle du dossier RH, la numérisation et l’ouverture d’un service numérique pour la mise à disposition des dossiers dématérialisé
- Sélectionner la solution de GED : sélectionner la solution de GED qui convient le mieux aux besoins de l’institution. Cette étape a été précédée d’une étude des solutions au regard des besoins institutionnels. Les solutions disponibles sur le marché seront évaluées selon leurs critères de performance, de fonctionnalités et de coût.
- Accompagner les utilisateurs dans cette transformation digitale : mettre en place un plan de formation pour permettre un changement progressif des méthodes de travail et la mise en place de nouveaux processus pour gérer de façon dématérialisée le dossier RH.
- Simplification de la gestion du dossier RH de 15 000 collaborateurs par le déploiement d’une GED (centralisation des informations, gestion en temps réel, accessibilité en tout temps) correspondant aux besoins des utilisateurs. Grâce à un accompagnement à l’utilisation d’un nouveau format du dossier RH, les employés et les responsables RH sont en mesure d’utiliser la solution de GED de manière efficace et intuitive.
- Réduction des coûts liés à la gestion du dossier RH en remplaçant le papier par le numérique (coût de stockage, logistique, simplification des processus de transferts)
- Maitrise des coûts liés au projet par l’utilisation de ressources administratives, logistiques et techniques internes, recrutements spécifiques pour le tri des documents.
